Tudo o que você precisa saber sobre controle de ponto
O que é controle de ponto eletrônico?
A princípio, o controle de ponto eletrônico, mecânico ou manual é ou deveria ser realizado por toda e qualquer empresa no Brasil.
Uma vez que tal controle permite determinar e controlar as horas trabalhadas, as jornadas e as escalas de trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Já a maneira que cada organização estabelece e controla o ponto e as horas trabalhadas varia conforme a preferência de cada gestor.
O que diz a lei sobre controle de ponto?
Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a obrigatoriedade do controle de ponto só é exigida para empresas com mais de 20 colaboradores.
Assim, a marcação de ponto deverá ser feita por registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme artigo 74 da CLT.
Art. 74 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT):
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
- 1º(Revogado). (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
- 2ºPara os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019) […]”
Embora a obrigatoriedade do controle de ponto e horas trabalhadas seja só a partir de 20 colaboradores, ela garante segurança jurídica e fiscal tanto para o empregado quanto para o empregador.
Por que fazer controle de ponto?
Além de ser algo exigido por lei, empresas que realizam o controle de ponto, independentemente do número de funcionários, possuem garantias do cumprimento da legislação.
Uma vez que o Brasil é o país com o maior número de ações trabalhistas no mundo, ter consciência disso e adotar medidas para evitar passivos trabalhistas é fundamental.
Do mesmo modo, se verificarmos também no relatório anual do Tribunal Superior do Trabalho de 2020, a causa de ação trabalhista com maior número foi sobre horas extras.
Veja na figura abaixo os assuntos com maiores números de registros de movimentação processual em 2020:
Além do ano de 2020, se verificarmos também no relatório anual do Tribunal Superior do Trabalho de 2021, a segunda causa de ação trabalhista de maior número foi sobre horas extras.
Veja na figura abaixo os assuntos com maiores números de registros de movimentação processual em 2021:
Assim, podemos observar o quão importante é ter os registros e o controle de ponto e horas trabalhadas na sua empresa.
Por outro lado, a forma que você gestor escolhe realizar as marcações de ponto também influencia diretamente no quão seguro está sua empresa.
Afinal, marcações manuais seja ela por livro ponto ou relógios de ponto mecânicos, as possibilidades de fraudes nos registros são enormes.
Por isso não basta apenas ter a obrigatoriedade do registro de ponto, é preciso definir a forma mais segura para realizar esse controle de ponto. Para que assim diminua ou até elimine os riscos de ações trabalhistas.
Como funciona o controle de ponto?
Primeiramente, a partir do momento em que se passa a controlar as horas trabalhadas na sua empresa, estabelece-se jornadas e escalas de trabalho.
Dessa forma é definido para os colaboradores horários de entradas, saídas e de intervalos, respeitando todas as regras trabalhistas (Art. 71) de intrajornada e interjornadas.
Quais os tipos de controle de ponto existem?
Assim como foi falado anteriormente, o controle de ponto pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.
No caso do registro de ponto manual, as formas que se enquadram nessa categoria são as realizadas em tabelas impressas ou no livro ponto.
Já a marcação mecânica, entram alguns relógios de ponto como os cartográficos, em que cada colaborador possui um cartão ponto onde é feito as marcações de ponto ao usa-los no equipamento.
Ambas as opções de controle de ponto anteriores possuem grande possibilidades de fraude.
Uma vez que a marcação de ponto pode ser feita por outros colaboradores. Afinal, dependem apenas de marcações a caneta ou da introdução do cartão no relógio de ponto.
Por outro lado, o controle de ponto do tipo eletrônico, seja ele por meio da biometria ou do reconhecimento facial garante a veracidade das marcações.
Assim, com o uso de equipamentos inteligentes e modernos, você garante que seja o colaborador mesmo que realize suas próprias marcações de ponto.
Juntamente com a definição do tipo de controle de ponto que escolher para sua empresa. É preciso definir a forma de apuração das horas trabalhadas.
Ou seja, como você fará os devidos cálculos do quanto o colaborador de fato trabalhou para assim fazer o fechamento da folha de pagamento?
Utilizar planilhas e cálculos manuais com todas as exigências e prazos curtos previstos pelo eSocial do Ministério do Trabalho é de fato desgastante.
Por isso é importante ter um sistema que calcule automaticamente e possibilite ganhos de tempo tanto para você gestor quanto para sua equipe de RH.
Simultaneamente, com a nova portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência, que atua juntamente com o Decreto Nº 10.854; além de trazer algumas alterações nas normas trabalhistas trouxe a descrição dos 3 (três) tipos de registradores de ponto eletrônico. Saiba mais aqui.
Qual sistema de ponto escolher?
A princípio, com todas estas questões de segurança jurídica e fiscal, a forma mais comum e segura de controle de ponto dos empresários é por meio de um relógio de ponto eletrônico biométrico.
Assim, o tratamento e apuração dos registros de ponto é feito via sistemas locais ou em nuvem (cloud computing).
Dessa forma, seja qual for o sistema utilizado o arquivo coletado dos relógios é transformado em informações pelo software, ou seja, dados de horas trabalhadas.
Por isso a importância de um sistema de ponto, é ele que irá fazer os devidos cálculos e apurações das jornadas e escalas dos colaboradores.
Um sistema de ponto local, é aquele que necessita de instalação em um computador de sua empresa.
Assim, muitas das vezes necessitam de coleta manual do arquivo do relógio de ponto via Pen Drive para as devidas apurações e fechamento de folha.
Frequentemente esse processo de coleta e apuração é prejudicado por depender apenas de um computador, que em casos de falhas e formatações perde-se os arquivos de registro de ponto.
Fora que o tempo gasto nessa tarefa poderia ser facilmente otimizado com o uso de sistema em nuvem e equipamentos com IoT (internet das coisas).
Por outro lado, sistemas em nuvem não necessitam de instalações, basta apenas ter acesso a internet para buscar e fazer as devidas apurações do ponto.
Entretanto, não basta ter um sistema online, é preciso ter um relógio de ponto com tecnologia IoT capaz de se comunicar automaticamente com o sistema.
Dessa forma, com a coleta do arquivo de registro feito de forma automatizada, seu RH só precisa fazer a apuração em poucos cliques e enviar para a folha de pagamento.
Qual relógio de ponto eletrônico escolher?
Outro fator a ser observado para o controle de ponto em sua empresa, é sobre definir qual tipo de equipamento de relógio de ponto irá utilizar.
Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), você gestor tem a possibilidade de escolher entre o controle de ponto pela Portaria 1510 ou 373.
Através da Portaria 1510 do MTE, sua empresa precisará utilizar equipamentos de registro com a emissão de comprovante.
Já através da Portaria 373, as possibilidades aumentam e seus colaboradores poderão realizar as batidas via sistema alternativo de registro de ponto.
Dessa forma, as marcações podem ser feitas tanto por um relógio de ponto eletrônico, sem a emissão de comprovante, quanto via aplicativos ou sistemas em nuvem.
Juntamente com essas possibilidades, o investimento necessário para o controle de ponto pela Portaria 373 é consideravelmente mais baixo.
Uma vez que o custo de equipamentos para controle de ponto e suas devidas manutenções são menores.
Comprar ou alugar um relógio de ponto?
Da mesma forma ao adquirir um controle de ponto eletrônico, você como gestor deve se atentar aos fatores que comprar um relógio de ponto carregam.
Assim, fatores como treinamentos, implantação, manutenções, suprimentos e suporte devem ser levados em consideração ao buscar um controle de ponto para sua empresa.
Por isso, é importante pensar e buscar empresas, como nós da CEO Sistemas, que possui pacotes com assistências, treinamentos e suportes sem custos adicionais.
Quer saber mais sobre comprar ou alugar um relógio de ponto? Acesse nosso artigo e entenda mais essa diferença.
Conclusão
Por fim, podemos observar com breves pesquisas na internet que existem centenas de sistemas e equipamentos de controle de ponto para você escolher.
Entretanto, é preciso verificar todas as suas funcionalidades e os fatores que de fato irão atender as suas necessidades de gestão de pessoas e frequência.
Observe quais relógios de fato irão otimizar o processo de apuração e controle de ponto das horas trabalhadas da sua empresa e assim facilitar seu fechamento de folha.
Afinal, em um mundo cada vez mais dinâmico e tecnológico é preciso saber utilizar as ferramentas certas capazes de automatizar suas tarefas.
Essa automatização além de trazer economia de tempo para seu RH, irá torna-lo muito mais estratégico, ao priorizar tarefas de gestão que alavancam sua empresa.
Fora que com o correto controle de ponto da sua empresa, você estará reduzindo custos com pagamentos de horas extras indevidas e muitas outras otimizações.
Em suma, o simples fato de automatizar o controle de ponto e horas trabalhadas da sua empresa, você estará melhorando e muito sua gestão de pessoas.