O que você precisa saber sobre controle de ponto online
Em primeiro lugar precisamos esclarecer que, o controle de ponto online fundamenta-se através de duas modalidades, a Portaria 1510 e 373 do Ministério de Trabalho.
Como a Portaria 1510 exige o uso de um registrador de ponto eletrônico, assim a gestão de horas trabalhadas dependerá de um equipamento eletrônico.
O que ocasionalmente é um problema para vários gestores, uma vez que há no mercado muitos equipamentos de baixa qualidade exigindo gastos extras com manutenções.
Para que a sua gestão e controle de ponto seja cem por cento online, sem a exigência de um relógio de ponto, é preciso aderir à portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Ao passo que, com ela você, gestor, poderá utilizar apenas um sistema alternativo de ponto online ou também um registrador de ponto eletrônico.
Toda via, muitas empresas preferem a portaria 373 do MTE, uma vez que o investimento e custo benefício acaba sendo muitas vezes melhor.
O que diz a Portaria 373 do MTE
A Portaria 373 do MTE, foi publicada em 25 de fevereiro de 2011, e dispõe sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico.
Assim, conforme portaria o uso de um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SERP) deve ser adotado apenas mediante autorização por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Dessa forma, o uso de um relógio de ponto com impressão de comprovante é descartado. Ao passo que todas as informações e histórico de batida de ponto estará disponível a qualquer momento em um sistema online.
Nesse sentido, e para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
- Estar disponíveis no local de trabalho.
- Permitir a identificação do empregador e empregado; e
- Possibilitar através de uma central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Por último, podemos dizer que com a adoção da Portaria 373 do MTE, você, gestor e empresa, poderá estar economizando com suprimentos e manutenções.
Uma vez que existem equipamentos muito mais robustos e sistemas completos que facilitam sua gestão de escalas, horas extras, férias e muito mais.
Afinal, o que é um sistema alternativo de controle de ponto?
Assim como estabelecido pela Portaria 373, um sistema alternativo de controle de ponto é todo sistema de gestão que não necessita impressão de comprovante.
Ou seja, pode ser apenas um sistema de controle e batida de ponto online, via computador ou celular, e até mesmo um relógio de ponto eletrônico sem impressão de comprovante.
Portanto podemos entender que um sistema alternativo, elimina a necessidade de manter guardados os comprovantes de cada batida de ponto do colaborador.
Afinal, todas as marcações estarão registradas e armazenadas em um sistema online e acessível a qualquer momento tanto para o colaborador quanto para o gestor.
Dessa forma, o gestor consegue reduzir gastos com suprimentos e papeis, além de reduzir em até 60% o tempo gasto com tratativas de ponto.
Há fiscalização para um sistema alternativo de ponto?
Sim, toda forma de controle de ponto e horas trabalhadas que a empresa adotar, estará sujeito a fiscalizações.
Apesar de que a obrigatoriedade do controle de ponto seja para empresas a partir de 20 (vinte) colaboradores, manter os registros traz segurança jurídica e fiscal.
Uma vez que, também, no levantamento anual do Tribunal Superior do Trabalho de 2020, mostrou que horas extras é a principal causa de movimentação processual.
Dessa forma, observa-se a importância de manter o controle de ponto e horas trabalhadas independentemente do número de colaboradores que possui.
Vantagens da gestão de ponto online e em nuvem
A princípio, independente de qual portaria você gestor, decida adotar, será necessário um sistema para fazer a apuração e as tratativas de ponto das horas trabalhadas da sua empresa.
Seja ele um software de gestão local, uma planilha ou um sistema online e em nuvem, há diversos fatores e vantagens de cada um.
Primeiramente, escolher por um software de gestão local exigirá de você um computador específico para o armazenamento dos dados e para a gestão de horas.
Nesse sentido, sua empresa dependerá do perfeito funcionamento de uma máquina, além da confiança em alguém para a inserção correta das informações no sistema ou planilha.
O que por muita das vezes, está sujeito a erros de cálculos de horas trabalhadas, ocasionando em surpresas e gastos imprevistos com hora extra, por exemplo.
Assim, a utilização de um sistema completamente online e em nuvem, aliado a equipamentos com IoT (Internet das Coisas), torna essa coleta e cálculos muito mais simples.
Ao passo que, esse tipo de sistema elimina a coleta manual e o cálculo de horas trabalhadas em planilhas ou sistemas locais, tudo é feito automaticamente.
Portanto, o uso de um sistema de controle de ponto online e em nuvem proporciona:
Ganho de tempo no fechamento da folha de pagamento;
Economia com gastos imprevistos com horas extras;
Agilidade na rotina do RH;
- Autonomia tanto para o gestor quanto para o colaborador;
Além disso, muitos sistemas como o PontoWeb, fornecido por nós, integra com diversos outros softwares e possui módulos de gestão de férias e também de holerite online.
Ahgora Multi – registro de ponto pelo celular
Do mesmo modo, a possibilidade de adotar um sistema alternativo de ponto pela portaria 373 do MTE, abre outra opção para o registrador eletrônico biométrico.
O uso de aplicativos para realizar batida de ponto via celular é uma outra opção que você, gestor, adotar na sua empresa para seus colaboradores.
Através de aplicativos, como o nosso Ahgora Multi, poderá utilizar da tecnologia de reconhecimento facial para registrar as batidas de ponto com muito mais segurança.
Uma vez que tal tecnologia está cada vez mais presente em diversas rotinas de nossa vida.
Reconhecimento facial – uma tendência cada vez mais forte
Criada nos anos 1960, a tecnologia que usa computadores e algoritmos para reconhecer rostos humanos ganhou escala nos últimos anos graças ao avanço da internet.
Ainda mais com os grandes avanços da inteligência artificial e do machine learning (aprendizado de máquinda), a tecnologia de reconhecimento facial está muito mais precisa.
Assim, as possibilidades de fraudes é praticamente zero. O que o torna essa tecnologia tão segura quanto a biometria no controle de ponto eletrônico.
Por isso, optar por sistemas alternativos de ponto pela Portaria 373 do MTE, é uma alternativa legal, segura e precisa tanto quanto pela Portaria 1510.